Capaciteitsmeting - terugverdientijd slechts 3 maanden!
Het facilitair management en het MT van een semi-overheidsorganisatie had haar twijfels over de mate van efficiency van de activiteiten van de postkamer. Tevens was er behoefte aan een heldere visie omtrent de toekomstige activiteiten en de daarvoor benodigde capaciteit, in het licht van actuele ontwikkelingen in de postwereld (teruglopend volume, digitalisering) en overig beleid omtrent de facilitaire diensten.
De adviseur van Aquirius heeft een capaciteitsonderzoek uitgevoerd waarbij in sessies met de medewerkers en het afdelingshoofd is vastgesteld wat de aard, frequentie, (geschatte) tijdsbesteding en volumes van de dienstverlening is. Hierna is tevens gedurende een aantal dagen meegelopen met de afdeling om de uitvoering van en de feitelijke tijdsbesteding, frequentie en volumes van de activiteiten te bestuderen. De bevindingen van de observaties zijn teruggekoppeld naar medewerkers en management, inclusief Personeelszaken. Tevens zijn mogelijke alternatieven voor de processen besproken met het management.
Het onderzoek heeft opgeleverd dat het besparingspotentieel op basis van de huidige werkwijze 0,72 FTE is en op basis van eenvoudig door te voeren korte termijn procesaanpassingen 1,07 FTE. De huidige bezetting van de afdeling is 2 FTE. Daarnaast is duidelijk geworden dat er een enorme kloof bestaat tussen de beleving van de werkdrukte en de feitelijke werkdrukte.
Inhoudelijk over deze case sparren? Neem gerust contact op!
.
Vergrijzingsproblematiek - Meer met Minder
Een afdeling DIV, 6 personen, van een gemeente stond voor een bezuinigingsdoelstelling van 2 FTE als gevolg van de aanstaande pensionering van 2 fulltime medewerkers, terwijl er geen financiële ruimte was voor vervanging.
Aquirius werd gevraagd om een analyse te doen inclusief het maken van een onderbouwd plan voor het optimaliseren van de primaire processen voor deze afdeling, met als doelstelling om in de nabije toekomst meer werk met minder mensen te kunnen doen.
Allereerst is een bezettingsplan opgesteld, waarbij met behulp van senior medewerkers van DIV een activiteitenlijst is gemaakt en volumes zijn verzameld. Op basis hiervan is er een berekening gemaakt van de werklast ten opzichte van het werkvolume over 2009. Hierbij is vastgesteld welke verspillingen (Lean) zijn waargenomen tijdens de observaties.
Het resultaat was een bezuinigingspotentieel van 50% indien alle verspillingen zouden worden geëlimineerd en de overgebleven capaciteit maximaal zou worden benut. Het meetresultaat is gepresenteerd en een adviesrapport is opgeleverd waarin is berekend dat deze gemeente in staat is om zowel de bezuinigingsdoelstelling als efficiency verbeteringen te halen.
Inhoudelijk over deze case sparren? Neem gerust contact op!
.
Effectief doorvoeren van bezuinigingen op het IDU proces
HR en Facilitaire processen zoals instroom, doorstroom en uitstroom - van medewerkers en externen - zijn typisch processen waarop winst valt te behalen. Zowel als het gaat om efficiency als om effectiviteit.
Aquirius werd gevraagd om de genoemde processen te analyseren voor een provincie. Uit deze analyse kwam naar voren dat er vierentwintig zogenaamde 'defecten' in het proces zaten. Vierentwintig defecten die verlies aan tijd, kwaliteit en geld tot gevolg hadden. Voorbeelden van deze defecten zijn dat: meerdere registraties werden bijgehouden, geen goede informatieoverdacht plaats vond, medewerkers te vroeg of te laat hun bijdrage aan het proces leverden, toegangspassen, sleutels en telefoons verdwenen na beëindigen dienstverband, netwerk accounts niet werden gesloten waardoor onnodig de licentiekosten opliepen, werkplekken niet waren ingericht bij indiensttreding etc. etc.
Op basis van de analyse is een project uitgevoerd dat tot doel had alle vierentwintig defecten weg te nemen. Aquirius gaf leiding aan dit project.
De vierentwintig 'defecten' zijn als gevolg van dit project weggenomen. Dit heeft een significante tijd- en kostenbesparing tot gevolg gehad.
Inhoudelijk over deze case sparren? Neem gerust contact op!
.
