WABO – procesondersteuning
Een gemeente stond voor de uitdaging om de Wabo vergunning digitaal te ontvangen en te verwerken. Hiervoor moest worden aangesloten op een (nieuwe) generieke postbus die op zijn beurt is aangesloten op het omgevingsloket.
Omdat in de toekomst deze postbus op meer vergunnings-e-loketten wordt aangesloten wilde deze gemeente een generieke oplossing voor procesmanagement ondersteund met workflow, gekoppeld aan het DMS, met adequate managementrapportages en een documentgenerator.
Aquirius is gevraagd hiervoor een implementatieleider te leveren die zowel de vakafdeling als de harde IT kant van het project kon begeleiden.
Er is gekozen voor een generiek workflowsysteem dat gekoppeld is via externe webservices aan het digitale loket en via interne services aan het DMS. Daarnaast is het met een xml uitwisseling gekoppeld aan de documentgenerator. Het rapportagesysteem leest uit het zakenmagazijn van het workflowsysteem.
Informatiemanagement is sterk betrokken geweest bij het project en heeft zich via ‘learning on the job’ het BPM vakgebied eigen gemaakt.
Het projectresultaat is tweeledig; het heeft geresulteerd in een workflowsysteem met generieke componenten, waardoor nieuwe toekomstige processen zeer snel in het systeem ondersteund kunnen worden. En de informatiemanagers kunnen zelf het functionele beheer uitvoeren op de applicatie en aanspreekpunt zijn voor het procesbeheer op de functionele afdeling. Daarnaast zijn de informatiemanagers tijdens het project opgeleid om zelf een transformatie te kunnen maken van ieder willekeurig proces van een afdeling naar een (werkend) prototype in het workflowsysteem, om zo samen met de afdelingen processen met workflow te kunnen ondersteunen.
Inhoudelijk over deze case sparren? Neem gerust contact op!
.
Ketenregie
Gemeentelijke toezichthouders die belast zijn met het toezicht op asbestverwijdering ondervinden regelmatig problemen bij het verkrijgen van de juiste informatie. Veel partijen zijn bij de verwijdering van asbest betrokken. Zij fungeren echter als losse schakels, met regeldruk als gevolg.
Aquirius heeft in opdracht van een ministerie de proces- en ketenanalyse uitgevoerd. Daarnaast heeft Aquirius een belangrijke bijdrage geleverd aan het opstellen van specificaties voor een kwalitatief goed Asbestvolgsysteem. Hiermee kunnen partijen in de keten via het Internet hun informatie digitaal aanleveren en kunnen de toezichthouders eenvoudig de documenten inzien en het proces volgen. Het asbestvolgsysteem levert ondernemers jaarlijks 1 miljoen euro op door tijd- en kostenreductie. Ook worden alleen nog verwijderaars ingeschakeld die zijn toegerust om asbest in alle risicoklassen te kunnen verwijderen. Dit bevordert de veiligheid rondom asbestverwijdering enorm.
De nieuwe werkwijze draait met ondersteuning van het systeem momenteel in pilot in Amsterdam, Amersfoort, Westland, Druten en Woerden en zal door het Ministerie van VROM landelijk worden opgeschaald.
Inhoudelijk over deze case sparren? Neem gerust contact op!
.
Procesanalyse rondom aanvraag Evenementenvergunning
De lastendruk bij het organiseren van een evenement is groot. Iedere gemeente stelt andere eisen aan het organiseren van een festival, circus, popconcert of ander evenement. De afhandeling van een vergunningaanvraag verschilt per gemeente. Ook is niet altijd even duidelijk waarop gemeenten de aanvraag precies beoordelen. Bij veel gemeenten moet een organisator bovendien meerdere vergunningen aanvragen voor verschillende aspecten van één evenement, zoals muziek, horeca en afzetting of omleiding. Daarnaast gaan toezichthouders meestal nog zonder onderlinge afstemming aan de slag.
Aquirius is gevraagd het gehele proces rondom het aanvragen van een evenementenvergunning bij enkele gemeenten in kaart te brengen en te analyseren. Bij de analyse lag de nadruk op het zoeken naar mogelijkheden om het gehele proces efficiënter te laten verlopen en zodoende de administratieve lastendruk te verlagen voor bedrijven, burgers en gemeenten.
De bevindingen hebben geleid tot een casus op ministerieel niveau rondom het invoeren van een digitaal aanvraagformulier, waarbij ondernemers en overige ketenpartners worden ondersteund bij het indienen en afhandelen van een aanvraag.
Inhoudelijk over deze case sparren? Neem gerust contact op!
.
