Problemen met hoge werkdruk
De afdeling Financieel Beheer van een gemeente klaagde over hoge werkdruk.
Aquirius heeft de belangrijkste processen in kaart gebracht en een advies uitgebracht met betrekking tot verbetermogelijkheden. De verbetermogelijkheden beperkten zich niet tot de werkprocessen, maar bevinden zich tevens op het gebied van besturing, organisatie, informatie en houding & gedrag.
Door het toepassen van de verbetermogelijkheden (bewuster omgaan met controles, schuiven in taakverdeling tussen afdelingen, bewuster sturen op werklast en voortgang) is de ervaren werkdruk op de afdeling aanzienlijk verlaagd. Tevens hebben medewerkers en de manager een veel beter beeld gekregen bij de impact van bepaalde werkzaamheden, alsmede inzicht in nut en noodzaak van bepaalde werkzaamheden.
Het project heeft geleid tot wederzijds begrip en efficiëntere taakverdeling. De werkdruk zoals deze werd ervaren is beduidend afgenomen.
Inhoudelijk over deze case sparren? Neem gerust contact op!
.
Opzetten en begeleiden van een procesmanagement-team
Een middelgrote gemeente kampte al enige tijd met performance problemen van het procesmanagement team. Het team is primair verantwoordelijk voor het uitvoeren van workflowprojecten ten behoeve van een optimale procesondersteuning binnen de gemeente.
Aquirius is gevraagd om vanuit haar kennis en expertise het team te begeleiden, op te leiden en ad interim te besturen tot er intern een geschikte manager gevonden zou zijn.
Allereerst is er een management structuur ingericht en een projectmethodiek ingevoerd zodat de mensen houvast (kaders en regels) kregen. De mensen zijn opgeleid in het uitvoeren van workflowprojecten, waarbij aandacht voor de samenhang tussen proces, besturing, organisatie en het verkrijgen van draagvlak de boventoon voerden. In 10 maanden tijd zijn 5 projecten succesvol met dit team gerealiseerd, binnen de gestelde planning en kosten. Daarna is het management overgedragen aan de staande organisatie.
Inhoudelijk over deze case sparren? Neem gerust contact op!
.
Bestuurlijke stukkenstroom
Het proces rondom ‘Bestuurlijke stukken voor Gedeputeerde Staten’ is complex. Stukken circuleren vaak, worden besproken in diverse overlegorganen en worden regelmatig aangepast. Uiteindelijk moeten de stukken natuurlijk wel in de juiste versie aan de juiste personen op het juiste tijdstip worden aangeboden. De gedeputeerden van een provincie ondervonden hinder van een niet goed lopend proces.
Aquirius is gevraagd een analyse te doen en een oplossing te implementeren. Na analyse bleek dat het proces niet uniform werd uitgevoerd en niet was gedocumenteerd. Het proces had geen duidelijk start- en eindpunt en kon niet goed worden gemanaged. Er zijn veel verschillende medewerkers (rollen en functies) bij de uitvoering van dit proces betrokken en het betreft bovendien een veelheid aan werkzaamheden. Het gevolg was dat medewerkers veel tijd kwijt waren met het regelen en bijhouden van (meerdere) registraties, het afstemmen van zaken en het uitzoeken van statussen. Gevolg was dat de gedeputeerden regelmatig werden geconfronteerd met het niet tijdig of onvolledig aangeleverd krijgen van de bestuurlijke stukken.
Samen met medewerkers van deze provincie is een verbeterproject uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de beleidsplannen van de ambtenaren op een juiste wijze worden opgesteld, geaccordeerd door de juiste verantwoordelijke en worden aangeleverd aan de directie en gedeputeerde staten voor behandeling op de geplande vergaderingen.
Aquirius is verantwoordelijk geweest voor het projectmanagement, het procesontwerp en de realisatie van procesondersteuning. Het project heeft tot resultaat gehad dat het nu mogelijk is om de bestuurlijke stukken gestructureerd te beheren, bewaken en te plannen. En correct op te volgen zijn voor directie en gedeputeerden.
Inhoudelijk over deze case sparren? Neem gerust contact op!
.
Prestaties verbeteren
Een intern leverancier van twee ministeries kende grote prestatieproblemen. In 2007 trad een nieuwe directie aan die van haar opdrachtgevers te verstaan kreeg dat binnen 1 jaar de dienstverlening op een aanzienlijk hoger niveau gebracht moest worden. Uit de praktijk bleek namelijk dat het bestellen van een bureaustoel soms even lang duurde als het uitvoeren van een project.
Aquirius werd gevraagd onderdeel uit te maken van het project ‘Optimalisering’ dat tot doel had de dienstverlening op een hoger plan te brengen. Onderdeel van dit project was de invoering van procesmanagement en workflow ondersteuning voor de meest primaire dienstverleningsprocessen. Aquirius gaf leiding en uitvoering aan dit deelproject.
Het resultaat van dit project was dat na 9 maanden de dienstverlening inderdaad op een veel hoger niveau was gekomen. De leverbetrouwbaarheid was significant toegenomen en de klanttevredenheid was gestegen van 'onvoldoende' naar 'ruim voldoende'.
Inhoudelijk over deze case sparren? Neem gerust contact op!
.
Doorlichting begrotingsproces Gemeentelijke Dienst
Het tussentijds wijzigen van de programmabegroting kan een enorme impact hebben op organisatie en politiek. De programmabegroting is tenslotte een instrument van de Gemeenteraad waarmee aan de ambtelijke organisatie kaders meegegeven worden voor de uitvoering. En op basis waarvan de Raad achteraf een oordeel moet kunnen vormen over doelrealisatie. In de praktijk van deze gemeente bleek dat er geen grip was op het wijzigingsproces van de interne begroting die is afgeleid van de programmabegroting.
Aquirius is daarom gevraagd het proces rondom het wijzigen van de begroting van deze grote gemeentelijke dienst onder de loep te nemen en een advies te leveren. Aquirius heeft het proces geanalyseerd en al snel werd duidelijk dat er relatief veel tussentijdse wijzigingen in de begroting optraden, hierover werd echter geen regie gevoerd. Het proces werd daardoor niet-efficiënt uitgevoerd en werd daarnaast door de procesbetrokkenen als zeer bureaucratisch ervaren.
De bevindingen leverden de volgende zaken op:
- Een gewaardeerde eye-opener bij de opdrachtgever met betrekking tot samenwerking tussen procesbetrokkenen en de toewijzing van taken aan de diverse afdelingen;
- Aanbevelingen met betrekking tot efficiencyverbetering, waaronder het voorkomen van dubbele handelingen;
- Het besef dat het gehele proces onvoldoende bestuurbaar is; geen regie over het totaalproces, maar alleen per procesbetrokkene.
Aquirius heeft geadviseerd het proces te uniformeren, stuurinformatie vast te leggen en procesondersteunende middelen te implementeren.
Inhoudelijk over deze case sparren? Neem gerust contact op!
.
Moeite om te voldoen aan wettelijke taken opgelost
Een GGD had de wettelijke taak 45.000 kinderen per jaar te screenen, te triageren en te onderzoeken. In het voorjaar van 2009 constateerde de directie van deze GGD dat deze productiecijfers bij lange na niet werden gehaald. Per jaar kwam men niet verder dan 15.000 kinderen en dit tot grote zorg van ondermeer gemeenten, scholen en ouders.
In het voorjaar van 2009 werd Aquirius gevraagd om te analyseren waarom de productiecijfers niet werden gehaald en welke organisatieverbeteringen er nodig waren om deze in de toekomst wel te halen.
In korte tijd slaagde Aquirius erin om de vinger op de zere plek te leggen. Zij kwam met voorstellen voor een organisatiewijziging alsmede met een plan van aanpak om dit in korte tijd voor elkaar te krijgen. Beide zaken werden geaccepteerd en de organisatie was vervolgens zelf in staat de voorgestelde organisatieverandering door te voeren.
Inhoudelijk over deze case sparren? Neem gerust contact op!
.
